色絲絲宮的部落格

Diki 黑白講:我真的遇過很沒效率的主管會議…沒結論!總永遠說:[這我們留到下一次的議題!]這次開會不就是為了這個議題???

對於效率低的會議該如何是好

~~~~~~~~~~~~~~

會議變得一成不變

我負責會議安排，想讓會議更有效率更有內容，但是公司的會太多，很多都是不必要的。

●沒有任何幫助的話不能叫做會議

一個有意義的會議是指開會的結果對出席會議的人與相關人員的工作有用，當然也隨會議目的而異。另外，即使會議由高層或者主管主導，會議的成果還是會隨著目的與做法而不同。

★會議從做好充分準備開始

杜拉克也說，會議的目的決定會議的準備與成果，因此準備會議時，要先跟主辦者確認會議的目的與期待的成果，要先以書面等跟主辦者確認「會議目的」、「會議期待的成果」、「會議的參加者」、「會議的舉辦日期時間與地點」、「會議需要產出什麼(報告、會議紀錄等)」。

之後要確認會議當天的資料，並且製作會議流程，如果是月會，要安排足夠的時間討論下個月的計畫，如果是報告會，可以在報告結束後進行意見交流或者安排上課。

視情況，要預約會議室，準備資料、器材，如果希望出席者事先看過資料，要運用IT等讓大家可以在事前閱覽。開會前幾天要發電子郵件做提醒，確保應該與會的人都能到場。

★主持會議的五個重點*

讓會議具建設性也是一種能力，杜拉克對會議的主持有以下建議。

(1) 不要讓要發表重大事項的人擔任司儀。

(2) 在會議的一開始要清楚點出該場會議的「目的與應有貢獻」。

(3) 讓與會者都能參與討論。

(4) 要求自己與他人自制發言，不要偏離會議目的。

(5) 會議結束時要整理「目的與應有貢獻」與結論(決定事項與課題等)的關聯做成結論，並確認全體與會人員都理解。

實際做法是，事先決定記錄人員，會議一結束就完成會議紀錄。不要忘記讓與會者、相關人員都收到會議紀錄，知道有哪些決定事項、待辦事項以及承辦人、期限等。最好把開會當成工作，想辦法讓開會的那段時間更具建設性。

*參考：《杜拉克談高效能的5個習慣》第三章。

商周上班族加油報2012/06/06