工作規畫術步驟7：檢討
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工作規畫是一道不斷循環的流程，唯有反覆檢視計畫與實際的落差，找出問題發生原因，做為下次工作規畫時改善的依據，才能讓工作流程臻於完美、止於至善。
各種事前沒預估到或難以掌握的變因，多少都會造成計畫執行不如預期。因此，工作規畫的最後一步，就是在事情結束後，針對整體過程進行評估，發掘問題、找出對策，進而制訂新的工作機制，以期讓未來工作方式更臻完美。
廣徵各方意見，釐清問題本質
在評估時，首先必須「蒐集與掌握問題點」，找出過程中所有的困擾、不平、不滿和期望。《超完美工作規劃術》作者神谷一博表示，所謂「問題」，是指計畫與現實的落差，除了自我評估之外，更應盡可能請他人提出看法，例如聽取上司或工作夥伴的意見、對顧客進行問卷調查等，才能避免主觀盲點。
《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹則建議，評估可從以下4個面向分析計畫的落實程度，發掘問題所在：
1.目標：是否達成原訂的目標或目的？
2.時間：是否依照原定時程表進行？
3.資源調度：預算、人力是否足夠？
4.計畫發想：有沒有發生任何預期外的問題？
分析計畫落實度時，吉山勇樹認為最好採用「之前vs.之後」（Before vs. After）的比較方式，並將前後結果以數字或圖表呈現，例如「預估廣告可使來店人數增加30%，結果只提升10%」「原訂銷售業績為前年度的250%，卻只做到150%」等，藉由明確的數字對照，讓做不到或失敗的部分一眼就能看出。
接著，再從各項具體的問題點中，分析現狀，鎖定主要原因。《大工作術》提醒，根據上述方法蒐集到的資料，乍看之下常都是些瑣碎而毫無脈絡的事，多數人很容易便犯下兩項錯誤：一是把焦點集中在「當下如何應對」，二是輕率地把原因歸咎為「人為疏失」。
然而，每個問題的發生一定都有其結構性因素，唯有透過整理、歸納與分析，才能抓出問題發生的根本原因，從而對症下藥，否則相同的問題往後一定會再度發生。
從失誤中學習，建立新的工作機制
當評估結束，歸納出所有的問題原因後，此時就要學習從失敗中汲取教訓，建立一套新的工作流程，避免重蹈覆轍，才是真正有用的改善之道。
針對預防錯誤再度發生的對策擬定，《大工作術》一書指出，工作者應就以下三個層次進行思考：
第一層是「預防問題再度發生」：例如讀英文字母給他人時，想要減少說錯的機會，可用「BOY的B」的方式敘述。
第二層是「建立可以發現錯誤的機制」：例如為避免密碼輸入錯誤，可將登錄方式設計成必須輸入兩次，以驗證輸入正確與否的雙重檢查流程。
第三層是「就算發生錯誤，也不會產生問題的對策」：例如為避免資料損毀，公司伺服器要做雙重備份；或是為避免資料外洩，將公司電腦設計成無USB插槽的格式等。
至於在制訂新的工作機制時，神谷一博提醒，最重要的原則就是絕對不可依據個人意識、幹勁或做事方法來設定工作方法，而應從工作的系統面上做改變，才是具有實效性的對策。比方說，若是想簡化文書作業，便應構思如何將文書設定成固定格式，或採用打勾確認的檢核表方式，才能達到一勞永逸的解決。
正如《專案管理聖經》作者詹姆斯‧路易斯（James Lewis）所說，「如果你總是用慣用的方法做事，得到的永遠是一樣的結果！」工作規畫不是一個線性過程，而是一道不斷循環的流程，唯有反覆檢視計畫與實際的落差，找出問題發生原因，做為下一次工作規畫時改善的依據，才能讓工作流程真正臻於完美、止於至善。
（本文出自《經理人月刊》2011年7月號。整理‧撰文 / 謝明彧，編輯 / 齊立文。）
《經理人充電周報》2011/07/12
diki語錄:不檢討的人一堆...管理階層這樣,員工也這樣,出了事就互推,也不檢討自己是不是個死不認錯硬ㄠ的笨蛋,你坳對了只會更彰顯你是個白痴!
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