不必翻找，立即取用的高效空間收納術！
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整理‧撰文 / 《經理人月刊》編輯部
整理不是把環境變成樣品屋，而是要做到「一目了然、立即取用」。讓人容易使用東西。把辦公桌收拾乾淨，但是要找東西時卻找不到、也想不起來放在哪裡，無法稱之為有效的收納！
辦公室裡放眼望去，有人桌面雜亂、深不見底；有人則總能像剛報到的員工般，保持乾淨整潔。仔細想想，你的辦公桌有以下的狀況嗎？
□桌上書本堆積如山，不小心還會垮下來！
□交換了一大堆名片，卻不知道要怎麼處理！
□想用便條紙幫同事留言，便條紙就上演失蹤記！
□打開電腦要找某個廠商的e-mail和企畫書，但卻怎麼找都找不到！
□抽屜老是拉不開，拉開後裡頭的東西還會掉出來！
□老闆問你公文跑得如何，你卻根本搞不清楚處理 過 了沒！
如果是的話，那你的工作效率可能就有很大的問題了。曾有研究指出，多數上班族在辦公室裡每天平均要花45分鐘的時間在找東西。這樣下來，一年浪費的時間就將近180個小時！可見凌亂的辦公環境，是工作效率的頭號殺手。《大整理術》作者坂戶健司認為，無論是桌面紊亂或日程管理不善，根本原因都是出在個人心理問題：思緒雜亂的人，自然無法妥善地規畫、分類身邊的事物、時間，甚至是接收到的資訊。
養成收拾習慣，提升工作專注力
要解決這個問題，就要從打造有效率的辦公桌開始做起。究竟，整理能力和職場表現有什麼關聯？學會整理又能為工作帶來什麼好處？日本著名「整理師」小松易直言，養成收拾習慣，能讓人受惠一生；反之，則可能禍延十年。如果辦公桌整整齊齊、有條不紊，文件資料井然有序、一目了然，不僅能夠有更充裕的時間來處理工作，工作的專注度和愉悅感也會大大提升。
小松曾在日本雜誌《The 21》中，詳述整理力帶來的5大好處：
1.避免失誤：把重要、不重要的東西混雜在一起，容易讓人忽略截止期限等標示，或搞錯文件，增加失誤機會。
2.提高效率：「辦公桌是用來工作的地方，不是用來放東西的，」UNIQLO創意總監佐藤可士和指出，要求最高效率，桌上除了現在工作的所需物品外，必須一概淨空，因為其他東西都是不必要的。
3.減少壓力：雜亂的畫面，連帶也會使人心情紊亂。所以小松易認為，辦公桌上視野所及的範圍，愈清爽整潔，愈能保持心情愉快。
4.孕育靈感：從客戶龐雜的要求中整理出一個清晰脈絡，是佐藤可士和找尋靈感的必經 過 程。可以想見，擁有整理力，靈感自然更容易浮現。
5.留下好印象：在職場上，所有人都必須和他人協力合作。因此，考量到他人的視覺感受，保持桌面整潔，也可能間接提高你的個人評價。
要用的東西，想到馬上就能拿到
那麼，該怎麼整理，才能達到有效收納的最高境界呢？坂戶健司認為，桌面整理「優劣」的取決標準，其實不在於桌面物品的「多寡」，而是桌上是否依照工作內容的不同，放置了需要的東西。因此，桌面應如同「大廚的砧板」，只留下與「料理中食物」相關的食材與物品，例如重要文件或頻繁使用的文具。為求整潔而使桌面空無一物，或是堆疊 過 多無用物品等，都是 過 猶不及的做法。
在於分類上，則要做到「一目了然、立即取用」。他認為，把辦公桌收拾乾淨，但是要找東西時卻找不到、也想不起來放在哪裡，並非有效的收納。因此，必須同步設想到，若是日後需要某樣東西時，能否在最短時間內「俐落地取出」。只要會有時間上的浪費，就不是理想的整理方式。
「有效整理的最高境界，就是做到『要用的東西，想用時馬上就能拿到』，」日本收納諮詢顧問網站「Yutori工房」創辦人飯田久惠，也在《Associé》雜誌中指出，整理不是把環境變成樣品屋，而是讓人容易使用東西。為達到「最速取得」的效果，飯田提出了一個物品整理公式「收納指數＝步數＋動作數＋α」，指數愈小，就表示愈方便取用。
收納指數指的是「東西取出與放入的容易程度」；步數是指「拿到物件」必須經 過 的步驟數；動作數是指「取出物件」必須經 過 的步驟數；α則是「其他壓力要因」。以「從櫥櫃中拿出打掃用具」為例，如果打開櫥櫃即可拿到，則「步數」等於1，其餘為0，所以收納指數是1；若用具收納在籃子內，打開櫥櫃後還必須拉出籃子，所以「動作數」等於1，整體收納指數變成2；若用具是收在籃子深處，由於必須特別翻找，造成壓力上升，所以還得加上「α」，總收納指數提高為3。
由此可見，要提高收納效率，愈常用到的東西，收納指數就要愈低(例如，將最常用的文具擺桌上，使收納指數等於0)，生活也會更便利順手。只要能夠下點功夫整頓，你也能成為眾人眼中的整理達人！凌亂的辦公環境，是工作效率的頭號殺手。
《經理人充電周報》2011/09/20
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